「秘書代行サービス」を活用する際のポイント – オーヴォ

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Businesswoman wearing headset at desk in office
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任せられる業務の拡大が進む 秘書代行サービス

 現在、多くの企業で人手不足の問題を抱えており、日々人材獲得競争が激しくなっています。そんな中、人手不足に悩む企業の一助となるのが、秘書代行サービスです。

 秘書代行サービスとは、一般的に秘書業務の代行サービスを指します。秘書代行サービスには、業務を規制する法律はなく、各社によって提供するサービスはさまざまです。現在、個人事業主や、起業したばかりのスタートアップ時だけでなく、事業拡大などに伴って人手が足りない多数の中小企業などで、その活用が広がっています。

 以前からある秘書代行サービスは、クライアント(サービスの利用企業)にかかってきた電話をオペレーター(代行事業者のスタッフ)が受け、クライアントに用件を伝えるなどの、電話応対を中心とする、いわば電話応対のアウトソーシングが主なサービスでした。

 近年では、電話応対にとどまらず、サービスの提供範囲も広がりを見せています。特に、オンライン秘書代行といわれる、チャットツールなどを使って業務を依頼することができる秘書代行サービスでは、さまざまな業務に対応しているケースが多く見られます。例えば、請求書発行などの経理関連業務、社員の勤怠管理などの人事関連業務の他、社長の会食や出張の手配、競合企業のリストアップといった簡単なリサーチ業務なども提供しています。

 また、資料の他言語への翻訳や、SNSの運用など時代の流れに応じたさまざまなサービスも展開されています。以降では、秘書代行サービスを活用する際のポイントを紹介します。

秘書代行サービスを活用する際のポイント
1)自社のニーズに合ったサービス提供企業を探す

 秘書代行のサービス提供企業は、各社で得意とするサービスが異なります。海外出張を含んだ飛行機やホテルの手配をアウトソーシングしたいなど、明確に依頼内容が固まっている場合は、そうした自社のニーズに適した企業を活用することになります。

 一方、「任せたい業務はそれほど明確になっていないが、とにかく人手が足りない」などの場合、広範囲にサービスを提供している企業を活用したほうがよいでしょう。例えば、「当初はメルマガの配信などの業務を依頼していたが、経費精算などの経理・財務業務の担当者に欠員が出たので依頼したい」など、急な業務を依頼することも可能です。

2)トライアル期間を活用してサービスや料金、スタッフの対応を比較する

 業務を依頼する候補先企業が見つかれば、詳細な対応を確認するだけでなく、実際に活用してみましょう。サービス提供企業の中には、契約の義務などが発生しない形で、無料のトライアル期間を設けていたり、1カ月などの短期間の契約が可能なプランを用意しているところがあります。

 サービスの品質、急な依頼にどの程度対応できるのかといった点や、料金体系(時間単位か、回数単位か)など、本格的に活用する前に、いくつかのサービス提供企業を比較するようにしましょう。

3)業務レベルに合わせて、クラウドソーシングや特定業務のアウトソーシングと使い分ける

 秘書代行サービス以外にも、クラウドソーシングや特定業務のアウトソーシングなども自社の人手不足を解消するために有効な手段となります。これらのサービスと比較すると、広範囲にサービスを提供しているオンライン秘書代行などのメリットは、1社(サービス提供企業)に対して、さまざまな業務を手軽に依頼することができる点です。 

 一方、クラウドソーシングなどは、複数の業務を依頼したい場合、窓口を一本化できない(依頼するクラウドワーカーやアウトソーサーが異なる)ので、その分手間が発生します。

 ただし、秘書代行サービスは、基本的に簡易な業務への対応が中心となります。例えば、ウェブサイトへの簡単な登録作業は可能でも、ウェブページのデザインやコードの書き換えなど、経験やスキルが求められる業務は対応できない場合があります。

 仮に経理関連業務に加えて、ウェブサイトの運用業務を任せたいなどのニーズがある場合、まずは秘書代行サービスに依頼してみて、対応できない業務は、都度クラウドソーシングやアウトソーサーなどに依頼するなど、使い分けるのがよいでしょう。

筆者:日本情報マート

経営者の意思決定に役立つ情報を発信。金融機関にも提供。
また年間200件を超える調査も実施。
http://www.jim.jp/


















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