多計畫組合專案管理 – 動腦新聞

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(2018-01-03)來十年世界先進國家就業人口中,預計將有50%的人將沒有長期固定的工作,20∼30歲的就業青年,可能平均5年內就會更換工作,在這樣的工作環境下,為了維持工作的品質,紛紛要求員工具備處理獨特和暫時性的專業能力,也造就了全球專案管理的風潮。

(圖:Freepik)

(2018-01-03)來十年世界先進國家就業人口中,預計將有50%的人將沒有長期固定的工作,20∼30歲的就業青年,可能平均5年內就會更換工作,在這樣的工作環境下,為了維持工作的品質,紛紛要求員工具備處理獨特和暫時性的專業能力,也造就了全球專案管理的風潮;此外,全球著名趨勢專家大前研一博士在《再起動─職場絕對生存手冊》一書裡亦提到,對個人來說,能夠勝任「專案經理」職務的人,在未來將是非常珍貴的人才。

此趨勢對企業組織而言,面臨社會各產業的變遷及顛覆性的科技轉變,公司內部無所不在的專案管理勢必要有所突破,專案導向的組織(專案型組織)勢將成為主流,也唯有再次進化專案管理的高效力及創新,並培養日趨複雜的多計畫組合專案管理(project portfolio management, PPM),企業才能在全球化再次勝出。

現在來介紹一下多計畫組合專案管理PPM內涵,組合(portfolio)這字眼來自於財務管理或投資組合管理,也就是投資人會按照資產選擇理論與投資組合理論對資產(如股票、債卷、黃金珠寶、房地產等)進行多元化管理,以實現分散或減少系統風險、提高效率的投資目的,又如更細緻化的證券投資組合管理,是指對投資進行計劃、分析、調整和控制,從而將投資資金分配給不同的證券資產,如股票、債券及證券衍生產品,形成合理的資產組合,以期實現資產收益最大化和風險最小化的經濟行為,所以組合管理的重點在於分析、分配,和調整,並分別說明如下:

  • 分析:
    投資商品廣告結尾時,一定會有一句,「投資一定有風險,基金投資有賺有賠,申購前應詳閱公開說明書」,這句話在投資人接受理財專員建議(或推薦)時,為避免日後糾紛,雙方一定要有共同認知:實際意義是過去績效未必為未來績效;另外投資要求的報酬率愈高其背後所擔負的風險一定也愈高,所以投資人願意承擔到怎樣的風險,可視為投資(人)屬性分析,並依據屬性趨向建議合適的商品。
    明顯實例就是2008雷曼兄弟申請破產引發的全球連動債風暴,就是投資人錯認連動債是具有「保本高息」的特點而損失,無論是否為發行商以鼓吹並吸引投資者之商業目的,但產品屬性是設計出來的,投資前的自我投資屬性與產品屬性之分析功課是斷不可少的。
  • 分配:
    老生常談的一句話:有了目標還有方向,所以投資時會依據個人投資屬性與產品屬性之分析做出分配,如養老時首重保本,現金與定存會是投資首要,積極奮起的會以股票為主力,但無論如何,總是以所能承擔的風險狀況下去追求利潤(收益)最大化。
  • 調整:
    既然都是以追求利潤(收益)最大化為目的,自然會定期檢視(績效),那張股票要減碼%(甚至出清),是否轉進債劵或黃金投資…….,此外,調整目的不知是收益考量,還有可能是階段性轉換所需要的現金支用如結婚籌辦,或留職停薪出國深造花費,或小金額的資金週轉。
     

個人如此,同樣的企業組織在資金運用也是如此,對照如下圖所示,不過企業組織的分析決策過程會更複雜,比如說,年度目標與策略規劃會於年度經營管理會議上做討論,並以環境PEST分析、趨勢分析、產業競爭力之波特五力分析,對應到內部競爭優勢SWOT分析、財務分析……等。


企業組織的分析決策思考點。

也正因為企業組織資源(含人力與能力)有限,一般策略規劃多是採多因素(multi-factors)以幫助決策,如企業投資方向(使其投資要素進入的特定生產或服務領域),及確定企業究竟在選定經營範圍內進行投入而發生實際如何分配運用其經濟資源的考量,也就是說若在企業投資決策選擇充裕的條件下,該企業投資的選擇是相當廣闊的,它既可以圍繞著固有疆域做擴大,還可以跨產業投資,但一般台灣中小企業並非能如此資源揮霍,相較大型企業組織對比下,自然不易有類似平衡計分卡及策略地圖的討論,更毋論是平衡計分卡四大構面的流程改造與人力能力養成。


多計畫組合專案管理框架。

【備註】以筆者以前貿易業業務經驗而言,公司策略規劃中心就是如何協助訂單業績達成,而業務部門就像是在執行一個個專案,這一個個專案達成就是一張張訂單到手,只看數字結果(outcome),有就有,沒有就沒有(沒有苦勞這件事),正因為如此,業務部門外的支援部門所執行的日常作業庶務性工作執行標準化精進,也可視為是一種專案執行註。註:如導入ERP系統或會計報表系統。

【結論】多計畫組合專案管理PPM的應用是很廣泛的,小至婚禮安排大至年度訂單達成都是,但無論如何有幾點務必留意:

  • 規劃與執行是一體兩面的,有好的規劃但不好的執行,是種浪費;不好的規劃配上不好的執行,不會負負得正;有好的執行,才能回頭檢視規畫面的多因素考量能否更細緻,以得出關鍵性(key)指標。
  • 組合管理是專案(projects)和(或)專案集(programs)以及其他工作聚合在一起,通過有效管理以滿足企業戰略目標,是一種綜效或協同(synergy),聚合元素(elements)的執行是否到位是基礎(基石)。
  • 即時觀察和調整資源投入,並依政策目標需求(need)與環境(context)情況,及時進行評估業務情況後適度修改。
     

【後話】多計畫組合專案管理PPM的價值

  • 能夠快速響應外部環境的變化,提高企業的競爭優勢。
  • 建立企業所有專案的視圖,動態評價專案與戰略目標的一致性。
  • 在企業內建立一個統一的專案評估與選擇機制。
  • 對專案的特性以及成本、資源、風險等專案要素按照統一的評價標準進行優先順序別排序,選擇符合企業戰略目標的專案。
  • 在企業範圍內對專案分配企業的資源,保證企業資源達到最優化,同時確保專案的水平控制在企業的財務和資源能力之內,提高專案的成功率。
     

資料來源MBA Lib




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